Essentiële emailsjablonen

Soms is er nieuws of een aankondiging die zo belangrijk is dat u deze kunt bestempelen als “essentiële” informatie. Dit kan een update zijn over uw bedrijf, een actuele situatie of een verklaring over één van uw producten of diensten.

Email is een effectieve methode om het nieuws over essentieel nieuws te verspreiden omdat het nog steeds een populaire communicatiemethode is. De meeste mensen gebruiken hun email dagelijks en laten hun postvak IN openstaan zodat ze uw bericht te zien krijgen kort nadat het is verzonden. Bovendien kunt u de openingsratio controleren om te weten hoeveel ontvangers de belangrijke informatie die u met hen wilde delen, daadwerkelijk lezen.

Met deze kennis weet u hoe doeltreffend uw essentiële emails zijn. Als de openingsratio bijvoorbeeld laag is, moet u de impact van uw berichten vergroten door onderwerpregels te schrijven die beter opvallen in drukke inboxen.

Wat is een essentiële email?

Elke email die een aankondiging bevat of verwijst naar een aankondiging die u als noodzakelijk beschouwt, kan worden geclassificeerd als een essentiële email. In tegenstelling tot andere emails zoals nieuwsbrieven, hebben essentiële emails geen vast schema. Ze worden alleen verzonden als dat nodig is.

Als de verklaring die u moet afleggen kort is, is het mogelijk om dergelijke informatie in de hoofdtekst van de email zelf op te nemen. Maar als de update langer is of het formaat het ongeschikt maakt om te worden gelezen vanuit de inbox van de ontvangers, dan is het misschien beter om het als bijlage bij het bericht te sturen. U kunt ook een essentiële email sturen met een korte uitleg over het onderwerp en een link naar een andere online locatie waar de volledige te lezen tekst teruggevonden kan worden.

Onderwerpregels van essentiële emails

• Bevat belangrijke update van [bedrijf]
• Essentieel: een verklaring over [probleem]
• Bijgevoegd vindt u een belangrijke update van [bedrijf]
• Nieuws over [probleem] in dit bericht
• Bezoek onze [website/blog/andere bronnen] voor een belangrijke aankondiging
• Verklaring van [bedrijf] over [probleem]: volg de link binnenin

Essentiële emailsjablonen

Essentieel emailsjabloon 1 – aankondiging in de hoofdtekst van het bericht

Essentieel emailsjabloon 2  – verklaring bijgevoegd

Essentieel emailsjabloon 3 – link naar een externe bron

Vaak gestelde vragen

Hoe vaak kan ik essentiële emails verzenden?

U kunt essentiële emails sturen wanneer u een belangrijke update heeft waarvan u denkt dat deze door al uw klanten moet worden gezien. Om ervoor te zorgen dat het nieuws zoveel mogelijk mensen bereikt en om de openingsratio daadwerkelijk te monitoren (om te weten of ontvangers de aankondigingen wel of niet lezen), moeten deze berichten als een aparte email van andere inhoud worden verzonden.

Ze hebben geen vast schema voor het plaatsen van berichten zoals de verschillende emails gewoonlijk doen. In plaats daarvan moet u bepalen wanneer een essentiële email nodig is en als u merkt dat u er te veel verzendt, kan uw classificatie van wat als essentieel nieuws wordt beschouwd onjuist zijn.

Waar kan een essentiële verklaring worden geplaatst?

De beste plaats om een ​​belangrijke verklaring te delen, is meestal in de hoofdtekst van de email zelf. Hierdoor kunnen ontvangers de update op een snelle en gemakkelijke manier lezen zonder op links of knoppen te moeten klikken en ergens anders heen worden geleid.

De aankondiging kan echter gewoon te lang zijn om in de tekst van een email op te nemen of u wilt aanvullende informatie verstrekken op een locatie waar deze permanent kan worden gevonden in plaats van verdwaald te raken in een inbox. In elk van deze gevallen zou het een goed idee zijn om een ​​bericht te sturen met een bijgevoegd document of een link naar het onmisbare nieuws dat op uw website, blog of sociale mediaplatforms is gepost.

Kan ik intern een essentiële email sturen?

De focus van dit stuk ligt op essentieel nieuws als een soort inhoud die uw gebruikers dienen te lezen. Er is echter natuurlijk zakelijk nieuws dat alleen intern mag worden gedeeld. Sommige emailsjablonen zijn zowel van toepassing op interne als externe updates, maar sommige aankondigingen zijn alleen geschikt als emailkopie of een lokaal intranetbericht omdat ze vertrouwelijke informatie bevatten die u niet op uw website moet plaatsen waar deze publiekelijk kan worden gevonden.