• Sjablonen
  • Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

retouren, annuleringen en terugbetalingen van producten zijn de realiteit van het runnen van een online bedrijf. Hoewel u uiteraard zoveel mogelijk restituties wilt vermijden, zullen sommige klanten niet blij zijn met uw product – hoe goed u het ook vindt – en zullen ze hun geld terugvragen. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom klanten om terugbetaling vragen. Ze hebben misschien besloten dat uw product of dienst niet geschikt voor hen is, of het is misschien niet het juiste moment om het te gebruiken.

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden - App - Uploads - 2021 - 05 - Pexels Negative Space 34577 Scaled.jpg


Wat de reden ook is, de manier waarop u op die verzoeken om teruggave reageert, wordt vaak een beslissende factor in hun algmene ervaring met uw bedrijf. Als u niet zeker weet hoe u met teruggave om moet gaan, profiteer dan van onze kant-en-klare emailsjablonen voor teruggaveverzoeken die van pas kunnen komen bij het maken van uw eigen reacties.

Hoe om te gaan met terugbetalingsverzoeken van klanten om het vertrouwen van de klant te behouden

1. Zorg voor een duidelijk terugbetalingsbeleid

Definieer duidelijk uw restitutiebeleid en zorg ervoor dat het gemakkelijk toegankelijk is op uw website (zoals in uw klantenportaal). Het beleid moet alle voorwaarden, deadlines en aanvaardbare redenen voor het retourneren van een product bevatten. Op deze manier kunt u klanten altijd terugverwijzen naar uw polis wanneer iemand een terugbetaling aanvraagt. Anders mist u de bevoegdheid om restituties in de eerste plaats te weigeren.

2. Reageer snel op terugbetalingsverzoeken

Handel zo snel mogelijk als u een restitutieverzoek ontvangt. Aangezien de klant al niet tevreden is met hun ervaring, kan het wachten op uw reactie alleen maar op frustreer ze meer. Als u niet zeker weet hoe u verder moet gaan, laat hen dan weten dat u hun verzoek hebt bevestigd en dat u zo snel mogelijk contact met hen opneemt.

terugbetalingsverzoek afwijzen

3. Houd uw hoofd koel en blijf professioneel

Het is heel gemakkelijk om geïrriteerd, gefrustreerd en defensief te worden wanneer iemand negatief over je product of dienst spreekt en zijn geld terug eist. Geen van deze emoties zal u helpen de situatie op te lossen en de klanttevredenheid te garanderen. Neem de tijd om hun verzoek zorgvuldig te overwegen en zorg ervoor dat u reageert in een niet- confronterende manier.

4. Leg uw beslissing uit

Zodra u heeft besloten hoe u op het terugbetalingsverzoek van een klant zult reageren, informeert u de klant, motiveert u uw beslissing en legt u de volgende stappen uit die u gaat nemen. Als u het geld van de klant terugbetaalt, vertel hem dan hoe en wanneer hij de terugbetaling zal ontvangen. Als u hun verzoek afwijst, leg dan uit waarom het niet binnen het terugbetalingsbeleid van uw bedrijf viel.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

5. Bied een alternatieve oplossing

In veel gevallen kunt u het terugbetalingsverzoek van een klant op een andere manier afhandelen, zonder het geld daadwerkelijk terug te betalen. Als u een beter inzicht krijgt in de behoeften en eisen van de klant, kunt u wellicht uw aanbod aanpassen of een andere oplossing voorstellen die aan de wensen van de klant voldoet.

6. Vraag om feedback

Een teruggaveverzoek is altijd een gelegenheid om feedback van klanten te krijgen. Als de reden voor een terugbetaling niet duidelijk is, stel dan enkele vervolgvragen om erachter te komen wat ze hoopten te ervaren van uw product of dienst en hoe het niet aan hun verwachtingen voldeed. Hoewel het geen positieve feedback is, kan het u waardevolle inzichten geven over wat u eventueel kunt verbeteren om toekomstige klanten tevreden te stellen.

Reactie van Capterra LiveAgent op feedback van klanten
Pas emailsjablonen aan

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Emailsjablonen voor reacties op restitutieverzoeken zijn enkele van de meest kritische emailsjablonen voor klantenservice die u bij de hand moet hebben om ervoor te zorgen dat u snel en professioneel reageert op restitutieverzoeken.

Reactie op basisterugbetalingsverzoek

Hi [Name],

Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.

We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.

If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Een terugbetalingsverzoek accepteren

Hi [Name],

Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].

I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.

Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.

If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.

Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]

Feedback van klanten vragen na een terugbetalingsverzoek

Hi [Name],

I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.

Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.

Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]

Reageren op een boze klant die een terugbetaling eist

Hi [Name],

We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.

We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.

Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.

Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Onderhandelen over een terugbetalingsverzoek

Hi [Name],

Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.

I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.

Please let me know how you’d like to proceed.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Een terugbetalingsverzoek afwijzen

Hi [Name],

Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.

Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].

I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.

If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Terugbetalingsstatus follow-up email

Hi [Name],

I’m reaching out about the refund you initiated on [date].

Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.

If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Toevallige statusupdate voor terugbetaling

Hey [Name],

Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.

We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Terugbetaling niet ontvangen

Hi [Name],

I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].

I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.

We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Frequently asked questions

Waarom is het belangrijk om restitutieverzoeken correct af te handelen?

De manier waarop u omgaat met productretouren en terugbetalingen, kan bepalen of u klantenrelaties en positieve klantenervaringen kunt behouden. In veel gevallen, als het teruggaveproces pijnloos is, is de kans groter dat consumenten retourneren en beveel uw merk aan vanwege de positieve klantenservice-ervaring ook al was uw product niet geschikt voor hen.

Wat moet ik opnemen in de email met het antwoord op uw teruggaveverzoek?

Enkele van de belangrijkste punten die u in uw emails kunt opnemen bij het reageren op restitutieverzoeken zijn:

  • Een klant laten weten dat je zijn verzoek hebt ontvangen.
  • Een klant informeren dat u bezig bent met het verwerken van de terugbetaling en hoe lang het zou moeten duren.
  • Een klant verstrekken duidelijke uitleg waarom u hun teruggaveverzoek moet weigeren, met een link naar uw retour- en teruggavebeleid voor toekomstig gebruik.
  • Uiting geven aan uw spijt dat uw product of dienst niet aan hun verwachtingen heeft voldaan.
  • Feedback vragen en uw bereidheid tonen om uw product te verbeteren.
  • Het aanbieden van verdere hulp als ze nog vragen hebben.

Hoe kan ik een restitutieverzoek afwijzen zonder de klant te frustreren?

Als u een terugbetaling wilt weigeren, moet u doen alsof u reageert op een klacht van een klant. Erken hun verzoek, toon enige empathie, geef een beknopte uitleg waarom u geen restitutie kunt verlenen (of het nu gaat om oude garanties, het missen van de terugbetalingstermijn, de staat van het geretourneerde product, enz.), en bied indien mogelijk een alternatieve oplossing aan.

Hoe moet ik reageren als een klant geen terugbetaling heeft ontvangen?

Als de klant geen terugbetaling heeft ontvangen, ligt de vertraging meestal aan de kant van de bank. Herinner de klant eraan dat het een bepaald aantal werkdagen kan duren voordat de terugbetaling is verwerkt, afhankelijk van de voorwaarden van de bank, en laat zien dat u duidelijk van plan bent om het probleem op te lossen, voor het geval de terugbetaling niet doorgaat.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.