Gratis proefperiode
  • Sjablonen
  • Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Retouren, annuleringen en terugbetalingen van producten zijn de realiteit van het runnen van een online bedrijf. Hoewel u uiteraard zoveel mogelijk terugbetalingen wilt vermijden, zullen sommige klanten niet blij zijn met uw product – hoe goed u het ook vindt – en zullen ze hun geld terugvragen. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom klanten om terugbetaling vragen. Ze hebben misschien besloten dat uw product of dienst niet geschikt voor hen is, of het is misschien niet het juiste moment om het te gebruiken.

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden


Wat de reden ook is, hoe u reageert op die terugbetalingsverzoeken wordt vaak een beslissende factor in hun algemene ervaring met uw bedrijf. Als u niet zeker weet hoe u terugbetalingen netjes moet afhandelen, profiteer dan van onze kant-en-klare emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken die van pas kunnen komen bij het maken van uw eigen antwoorden.

Hoe om te gaan met terugbetalingsverzoeken van klanten om het vertrouwen van de klant te behouden

1. Zorg voor een duidelijk terugbetalingsbeleid

Definieer duidelijk uw terugbetalingsbeleid en zorg ervoor dat het gemakkelijk toegankelijk is op uw website (zoals in uw klantenportaal). Het beleid moet alle voorwaarden, deadlines en acceptabele redenen voor het retourneren van een product bevatten. Op deze manier kunt u klanten altijd terugverwijzen naar uw beleid wanneer iemand een terugbetaling aanvraagt. Anders mist u de bevoegdheid om terugbetalingen in de eerste plaats te weigeren.

2. Reageer snel op terugbetalingsverzoeken

Handel zo snel mogelijk als u een terugbetalingsverzoek ontvangt. Aangezien de klant al niet tevreden is met hun ervaring, kan het te lang wachten op uw reactie ze alleen meer frustreren . Als u niet zeker weet hoe u verder moet gaan, laat hen dan weten dat u hun verzoek hebt bevestigd en dat u zo snel mogelijk contact met hen opneemt.

terugbetalingsverzoek afwijzen

3. Houd uw hoofd koel en blijf professioneel

Het is heel gemakkelijk om geïrriteerd, gefrustreerd en defensief te worden wanneer iemand negatief over uw product of dienst spreekt en zijn geld terug eist. Geen van deze emoties zal u helpen de situatie op te lossen en de klantentevredenheid te garanderen. Neem de tijd om hun verzoek zorgvuldig te overwegen en zorg ervoor dat u reageert in een niet-confronterende manier.

4. Leg uw beslissing uit

Zodra u heeft besloten hoe u op het terugbetalingsverzoek van een klant zult reageren, informeert u de klant, motiveert u uw beslissing en legt u de volgende stappen uit die u gaat nemen. Als u het geld van de klant terugbetaalt, vertel hem dan hoe en wanneer hij de terugbetaling zal ontvangen. Als u hun verzoek afwijst, leg dan uit waarom het niet binnen het terugbetalingsbeleid van uw bedrijf viel.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent

5. Bied een alternatieve oplossing

In veel gevallen kunt u het terugbetalingsverzoek van een klant op een andere manier afhandelen, zonder het geld daadwerkelijk terug te betalen. Als u een beter inzicht krijgt in de behoeften en vereisten van de klant, kunt u mogelijk uw aanbod aanpassen of een andere oplossing voorstellen die uw klant tevreden stelt.

6. Vraag om feedback

Een terugbetalingsverzoek is altijd een gelegenheid om feedback-request/”>feedback van klanten te krijgen. Als de reden voor een terugbetaling niet duidelijk is, stel dan enkele vervolgvragen om erachter te komen wat ze hoopten te ervaren van uw product of dienst en hoe het niet aan hun verwachtingen voldeed. Hoewel het geen positieve feedback is, kan het u waardevolle inzichten geven over wat u eventueel kunt verbeteren om toekomstige klanten tevreden te stellen.

Reactie van Capterra LiveAgent op feedback van klanten
Pas emailsjablonen aan

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Emailsjablonen voor antwoordverzoeken zijn enkele van de meest kritische emailsjablonen voor klantenservice die u bij de hand moet hebben om ervoor te zorgen dat u snel en professioneel reageert op terugbetalingsverzoeken.

Reactie op basisterugbetalingsverzoek

Een terugbetalingsverzoek accepteren

Feedback van klanten vragen na een terugbetalingsverzoek

Reageren op een boze klant die een terugbetaling eist

Onderhandelen over een terugbetalingsverzoek

Een terugbetalingsverzoek afwijzen

Terugbetalingsstatus follow-up email

Toevallige statusupdate voor terugbetaling

Terugbetaling niet ontvangen

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden – Veelgestelde vragen

Waarom is het belangrijk om terugbetalingsverzoeken correct af te handelen?

De manier waarop u omgaat met productretouren en terugbetalingen, kan bepalen of u klantenrelaties en positieve klantenervaringen kunt behouden. In veel gevallen, als het teruggaveproces pijnloos is, is de kans groter dat consumenten retourneren en uw merk aanbevelen vanwege de positieve klantenservice-ervaring ook al was uw product niet geschikt voor hen.

Wat moet ik opnemen in de email met het antwoord op uw terugbetalingsverzoek?

Enkele van de belangrijkste punten die u in uw emails kunt opnemen bij het reageren op terugbetalingsverzoeken zijn:

  • Een klant laten weten dat u hun verzoek hebt ontvangen.
  • Een klant informeren dat u bezig bent met het verwerken van de terugbetaling en hoe lang dit zou moeten duren.
  • Een duidelijke uitleg geven waarom u hun terugbetalingsverzoek moet weigeren, met een link naar uw retour- en terugbetalingsbeleid voor toekomstig gebruik.
  • Spijt uitspreken dat uw product of dienst niet aan hun verwachtingen heeft voldaan.
  • Feedback vragen en uw bereidheid tonen om uw product te verbeteren.
  • Verdere hulp bieden als ze aanvullende vragen hebben.

Hoe kan ik een terugbetalingsverzoek afwijzen zonder de klant te frustreren?

Wanneer u een terugbetaling moet weigeren, moet u doen alsof u reageert op een klacht van een klant. Erken hun verzoek, toon enige empathie, geef een beknopte uitleg waarom u geen terugbetaling kunt verlenen (of het nu gaat om oude garanties, het missen van de terugbetalingstermijn, de staat van het geretourneerde product, enz.), en bied indien mogelijk een alternatieve oplossing aan.

Hoe moet ik reageren als een klant geen terugbetaling heeft ontvangen?

Als de klant geen terugbetaling heeft ontvangen, is de vertraging meestal aan het einde van de bank. Herinner de klant eraan dat het een bepaald aantal werkdagen kan duren om de terugbetaling te verwerken, afhankelijk van de voorwaarden van de bank, en toon uw duidelijke bedoelingen om het probleem op te lossen, voor het geval de terugbetaling niet doorgaat.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Waarom is het belangrijk om terugbetalingsverzoeken correct af te handelen? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “De manier waarop u omgaat met productretouren en terugbetalingen, kan bepalen of u klantenrelaties en positieve klantenervaringen kunt behouden. In veel gevallen, als het terugbetalingsproces pijnloos is, is de kans groter dat consumenten terugkeren en uw merk aanbevelen vanwege de positieve klantenservice-ervaring, ook al was uw product niet geschikt voor hen. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Wat moet ik opnemen in de email met het antwoord op uw terugbetalingsverzoek? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Enkele van de belangrijkste punten die u in uw emails kunt opnemen wanneer u op terugbetalingsverzoeken reageert, zijn: een klant laten weten dat u hun verzoek hebt ontvangen, een klant informeren dat u bezig bent met het verwerken van de terugbetaling, een duidelijke uitleg geven waarom u hun terugbetalingsverzoek weigert, en meer .” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hoe moet ik reageren als een klant geen terugbetaling heeft ontvangen? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Als de klant geen terugbetaling heeft ontvangen, is de vertraging meestal aan het einde van de bank. Herinner de klant eraan dat het een bepaald aantal werkdagen kan duren om de terugbetaling te verwerken, afhankelijk van de voorwaarden van de bank, en toon uw duidelijke bedoelingen om het probleem op te lossen, voor het geval de terugbetaling niet doorgaat. ” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “Hoe kan ik een terugbetalingsverzoek afwijzen zonder de klant te frustreren? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Wanneer u een terugbetaling moet weigeren, moet u doen alsof u reageert op een klacht van een klant. Erken hun verzoek, toon enige empathie, geef een beknopte uitleg waarom u geen terugbetaling kunt verlenen (of het nu gaat om oude garanties, het missen van de terugbetalingstermijn, de staat van het geretourneerde product, enz.), en bied indien mogelijk een alternatieve oplossing aan. ” } }] }

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.