Gratis proefperiode
  • Sjablonen
  • Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Product returns, cancellations, and refunds are the reality of running an online business. While you obviously want to avoid issuing refunds as much as possible, some customers will not be happy with your product – no matter how good you think it is – and will ask for their money back. There might be a variety of reasons why customers request refunds. They may have decided your product or service isn’t right for them, or it might not be the right time to use it.

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden


Wat de reden ook is, de manier waarop u op die verzoeken om teruggave reageert, wordt vaak een beslissende factor in hun algmene ervaring met uw bedrijf. Als u niet zeker weet hoe u met teruggave om moet gaan, profiteer dan van onze kant-en-klare emailsjablonen voor teruggaveverzoeken die van pas kunnen komen bij het maken van uw eigen reacties.

Hoe om te gaan met terugbetalingsverzoeken van klanten om het vertrouwen van de klant te behouden

1. Zorg voor een duidelijk terugbetalingsbeleid

Clearly define your refund policy and make sure it’s easily accessible on your website (like in your customer portal). The policy should include all the conditions, deadlines, and acceptable reasons for a product return. This way you can always point customers back to your policy whenever someone requests a refund. Otherwise, you lack the authority to decline refunds in the first place.

2. Reageer snel op terugbetalingsverzoeken

When you get a refund request, act as quickly as possible. Since the customer is already unhappy with their experience, waiting for your response for too long might only frustrate them more. If you’re not sure how to proceed, let them know you’ve acknowledged their request and will get back to them as soon as you can.

terugbetalingsverzoek afwijzen

3. Houd uw hoofd koel en blijf professioneel

It’s very easy to become annoyed, frustrated, and defensive when someone speaks negatively about your product or service and demands their money back. None of these emotions will help you resolve the situation and ensure customer satisfaction. Take some time to carefully consider their request and make sure you are responding in a non-confrontational way.

4. Leg uw beslissing uit

Zodra u heeft besloten hoe u op het terugbetalingsverzoek van een klant zult reageren, informeert u de klant, motiveert u uw beslissing en legt u de volgende stappen uit die u gaat nemen. Als u het geld van de klant terugbetaalt, vertel hem dan hoe en wanneer hij de terugbetaling zal ontvangen. Als u hun verzoek afwijst, leg dan uit waarom het niet binnen het terugbetalingsbeleid van uw bedrijf viel.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

5. Bied een alternatieve oplossing

In many cases, you may be able to handle a customer’s refund request in a different way, without actually refunding their money. If you can get a better understanding of the customer’s needs and requirements, you might be able to adjust your offering or propose another solution that might satisfy your customer.

6. Vraag om feedback

A refund request is always an opportunity to get customer feedback. If the reason for a refund is not clear, ask some follow-up questions to find out what they hoped to experience from your product or service and how it failed to meet their expectations. Though it’s not positive feedback, it could give you some valuable insights as to what you can possibly improve to satisfy future customers.

Reactie van Capterra LiveAgent op feedback van klanten
Pas emailsjablonen aan

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden

Refund request response email templates are some of the most critical customer service email templates that you should have on hand to ensure you respond to refund requests quickly and professionally.

Reactie op basisterugbetalingsverzoek

Hi [Name],

Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.

We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.

If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Een terugbetalingsverzoek accepteren

Hi [Name],

Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].

I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.

Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.

If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.

Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]

Feedback van klanten vragen na een terugbetalingsverzoek

Hi [Name],

I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.

Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.

Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]

Reageren op een boze klant die een terugbetaling eist

Hi [Name],

We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.

We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.

Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.

Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Onderhandelen over een terugbetalingsverzoek

Hi [Name],

Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.

I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.

Please let me know how you’d like to proceed.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Een terugbetalingsverzoek afwijzen

Hi [Name],

Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.

Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].

I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.

If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Terugbetalingsstatus follow-up email

Hi [Name],

I’m reaching out about the refund you initiated on [date].

Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.

If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Toevallige statusupdate voor terugbetaling

Hey [Name],

Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.

We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Terugbetaling niet ontvangen

Hi [Name],

I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].

I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.

We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Emailsjablonen voor terugbetalingsverzoeken te beantwoorden – Veelgestelde vragen

Waarom is het belangrijk om terugbetalingsverzoeken correct af te handelen?

The way you handle product returns and refunds can determine whether or not you can maintain customer relationships and positive customer experiences. In many cases, if the refund process is painless, consumers are more likely to return and recommend your brand due to the positive customer service experience even though your product wasn’t the right fit for them.

Wat moet ik opnemen in de email met het antwoord op uw terugbetalingsverzoek?

Enkele van de belangrijkste punten die u in uw emails kunt opnemen bij het reageren op terugbetalingsverzoeken zijn:

  • Een klant laten weten dat u hun verzoek hebt ontvangen.
  • Een klant informeren dat u bezig bent met het verwerken van de terugbetaling en hoe lang dit zou moeten duren.
  • Een duidelijke uitleg geven waarom u hun terugbetalingsverzoek moet weigeren, met een link naar uw retour- en terugbetalingsbeleid voor toekomstig gebruik.
  • Spijt uitspreken dat uw product of dienst niet aan hun verwachtingen heeft voldaan.
  • Feedback vragen en uw bereidheid tonen om uw product te verbeteren.
  • Verdere hulp bieden als ze aanvullende vragen hebben.

Hoe kan ik een terugbetalingsverzoek afwijzen zonder de klant te frustreren?

Wanneer u een terugbetaling moet weigeren, moet u doen alsof u reageert op een klacht van een klant. Erken hun verzoek, toon enige empathie, geef een beknopte uitleg waarom u geen terugbetaling kunt verlenen (of het nu gaat om oude garanties, het missen van de terugbetalingstermijn, de staat van het geretourneerde product, enz.), en bied indien mogelijk een alternatieve oplossing aan.

Hoe moet ik reageren als een klant geen terugbetaling heeft ontvangen?

Als de klant geen terugbetaling heeft ontvangen, is de vertraging meestal aan het einde van de bank. Herinner de klant eraan dat het een bepaald aantal werkdagen kan duren om de terugbetaling te verwerken, afhankelijk van de voorwaarden van de bank, en toon uw duidelijke bedoelingen om het probleem op te lossen, voor het geval de terugbetaling niet doorgaat.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.