Geautomatiseerde oproepsystemen

Wat zijn automatische oproepsystemen?

Geautomatiseerde oproepsystemen zijn zakelijke softwareoplossingen die cloudservicefuncties bieden voor het automatiseren van telefoongesprekken. Ze stellen bedrijven in staat om inkomende gesprekken te beantwoorden en uitgaande gesprekken te voeren zonder contactcentermedewerkers.

Bedrijven kunnen een automatische belservice gebruiken om een vooraf opgenomen spraakbericht naar duizenden leads en prospects te sturen voor kwalificatie- of verkoopdoeleinden. Ze kunnen zelfs een gebeurtenisherinnering of een noodbericht sturen naar hun hele lijst met contactpersonen, inclusief teamleden.

Bovendien helpen geautomatiseerde telefoonsystemen bedrijven om relevante berichten op het antwoordapparaat te leveren aan klantenondersteuningsgesprekken.

Oproepdistributie-instellingen in Contactcenter-software - LiveAgent

Hoe werkt een geautomatiseerd oproepsysteem?

Een geautomatiseerd oproepsysteem werkt zowel als een inkomend oproepsysteem en als een geautomatiseerd uitgaande oproepbeheersysteem.

Met Inkomend callcenter kunt u een uniek audiobericht opnemen voor verschillende pijnpunten van klanten, zodat elke beller kan kiezen uit uw menu-opties en een specifiek probleem oplossen. Ze kunnen ervoor kiezen om oproepen naar beschikbare agenten te routeren als een bepaald bericht het probleem niet oplost.

Hoe werkt een geautomatiseerd oproepsysteem? - App - Uploads - 2020 - 11 - Call Recording.png

Bovendien kunt u deze automatische kiezersystemen gebruiken om een vooraf opgenomen bericht naar iedereen in uw contactenlijst te sturen zonder dat uw vertegenwoordigers ze hoeven te bellen.

Zo werken automatische telefoonmenusystemen:

  • Ze spelen een opgenomen bericht af wanneer een klant het lokale of gratis nummer van een bedrijf belt.
  • De klant kan een geschikte menuoptie kiezen door een bijbehorend nummer te selecteren om het probleem op te lossen of om live ondersteuning van een medewerker te krijgen.
  • Sommige bevatten interactieve stemresponssystemen waarmee klanten het probleem kunnen uiten in plaats van op een knop te drukken.
  • Uitgaande gesprekken werken andersom. Het geautomatiseerde berichtensysteem belt en speelt een opgenomen bericht af of verbindt de gebelde met een vertegenwoordigers zodra deze een stem detecteert. Anders gebruikt het de functie “Automatisch bericht achterlaten op voicemail”.

Deze aangepaste telefoonmenusystemen ondersteunen verschillende integraties van derden. U kunt de uwe bijvoorbeeld integreren met CRM (Customer Relationship Management)-software om uw leads te segmenteren, te scoren en te volgen.

Integraties van derden met LiveAgent-software.

Wat zijn de kenmerken van automatische oproepsystemen?

De meest opvallende kenmerken van geautomatiseerde oproepsystemen zijn onder meer:

  • Aanpasbare beller-ID’s – Nadat u een geldig telefoonnummer heeft geverifieerd, kunt u uw beller-ID aanpassen zodat uw klanten weten wie ze belt.
  • Aangepaste bedrijfsbegroeting – U kunt elke beller verwelkomen met een aangepast bericht.
  • Bulk broadcasting van spraakberichten – Met deze agentless dialing-systemen kunnen bedrijfseigenaren gelijktijdig bellen naar een volledige lijst met contacten.
  • Gesprekken plannen – Bedrijven kunnen een specifieke datum en tijd instellen voor elk uitgaand gesprek.
  • Voicemaildetectie – Als een antwoordapparaat of voicemailservice een oproep aanneemt, zal een geautomatiseerd oproepsysteem het bericht na de toon opnieuw afspelen.
  • Voicemail-naar-tekst – Het systeem kan een sms sturen als de gebelde geen voicemailoptie heeft.
  • Geautomatiseerde antwoordservices – U kunt berichten opnemen om veelvoorkomende pijnpunten van klanten aan te pakken.
  • Aanpasbare routeringsregels – U kunt uw oproepen routeren op basis van de CRM- of helpdeskgegevens om te profiteren van geautomatiseerde leaddistributie en naadloze klantenondersteuning te bieden. U kunt op vaardigheden gebaseerde routering instellen die is gericht op de scores van agenten of op tijd gebaseerde routering met betrekking tot hun werkuren.
  • Realtime analyse – Een live dashboard met realtime monitoring en rapportagefuncties kan u inzicht geven in de gemiddelde reactietijd , agentprestaties en meer.
  • Geavanceerde functies – De meeste systemen bieden geavanceerde functies zoals gespreksopname, videoconferenties, opnamen en transcripties van vergaderingen, voicemailtranscripties, doorverbinden, peilingen en enquêtes.

Wat te vermijden bij het gebruik van automatische oproepsystemen?

Een slecht menu is een van de ergste dingen die een automatisch oproepsysteem kan hebben. Het kan van elke beller een boze klant maken en ervoor zorgen dat ze willen overstappen naar een andere dienst.

Uw menu moet beknopt zijn en opties bieden die passen bij verschillende situaties. Vermijd lange begroetingen, verkeerde opties en te veel keuzes die klanten in verwarring kunnen brengen.

Gedempte muziek en een onhandige gebruikersinterface kunnen ook de gebruikerservaring verpesten. Uw bellers moeten niet door hoepels springen om de nodige ondersteuning te krijgen, en ze mogen ook niet herhaaldelijk naar hetzelfde nummer luisteren terwijl ze in de wacht staan. Als u besluit om muziek af te spelen, laat de bellers dan hun favoriete nummers kiezen om hun tevredenheid te verbeteren.

Wat te vermijden bij het gebruik van automatische oproepsystemen? - App - Uploads - 2021 - 09 - Research 9 75 Percent.svg

Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische oproepsystemen?

Als u een geautomatiseerd oproepsysteem gebruikt, profiteert u van deze voordelen:

  • Tijdefficiëntie – Geautomatiseerde telefoontjes naar een lange lijst met telefoonnummers kunnen kostbare tijd besparen, waardoor de efficiëntie en productiviteit van uw agenten toenemen.
  • Kostenbesparingen – Dankzij onbeperkt bellen en betaalbare prijzen kunt u geld besparen op uitgaand bellen terwijl klanten wereldwijd bedienen. Geautomatiseerd beantwoorden vermindert de aanwezigheid van uw vertegenwoordigers en verlaagt bovendien uw kosten.
  • Verkorte reactietijd – Een relevant vooraf opgenomen bericht kan vragen van klanten snel beantwoorden.
  • Klantentevredenheid – Elke klant kan het gesprek doorverbinden met een livevertegenwoordigers om complexe problemen op te lossen.
  • Lead nurturing – Met automatische oproepdistributie kunt u leads naadloos opvolgen en de conversieratio’s en verkopen verhogen. U kunt van elk gesprek een gedetailleerd rapport genereren en het systeem integreren met apps van derden, zoals CRM of helpdesksoftware.
  • Betere teamcommunicatie en samenwerking – Veel systemen bieden teamberichten en interne belfuncties voor gestroomlijnde communicatie en samenwerking. De meeste bieden onbeperkte opslag voor gespreksopnames, berichten en gedeelde documenten.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische oproepsystemen? - App - Uploads - 2021 - 09 - Illustration.svg

Hoeveel kosten automatische oproepsystemen?

Geautomatiseerde oproepsystemen zijn kosteneffectieve oplossingen waarvoor geen hardware- of software-installaties nodig zijn.

Afhankelijk van de provider kun je een basisplan krijgen vanaf ongeveer €20 per gebruiker per maand, maar het heeft mogelijk beperkte mogelijkheden. Sommige providers rekenen bijna €200 per gebruiker/maand voor een geavanceerd abonnement. Sommige rekenen maandelijkse minuutkosten, terwijl andere onbeperkte minuten en sms’en bieden.

Als u een jaarlijks tariefplan krijgt, krijgt u mogelijk een jaarlijkse prijskorting. Ook voor veel extra gebruikersaccounts is volumekorting mogelijk.

LiveAgent is misschien wel de meest betaalbare optie. Vanaf €49/vertegenwoordiger/maand en met meer 180 functies, is dit het meest betaalbare abonnement dat er is.

Het is een premium, all-inclusive abonnement dat u betaalt als u gaat, dus er zijn geen jaarabonnementen. Het vereist geen contract- of opstartkosten en u kunt op elk moment upgraden of annuleren en een gratis proefperiode van 14 dagen krijgen (geen creditcard vereist) om de functies te verkennen.

Find the right solution for you

LiveAgent offers software for call centers with numerous features and integrations that will make your life easier. Curious about all the opportunities?

Frequently asked questions

Wat zijn automatische oproepsystemen?

Geautomatiseerde oproepsystemen zijn cloudgebaseerde oplossingen voor het automatiseren van oproepen naar leads, prospects, klanten en teamleden en voor het beantwoorden van telefoontjes naar de klantenservice met vooraf opgenomen spraakberichten.

Hoe werkt een geautomatiseerd oproepsysteem?

Met het systeem kunt u berichten opnemen om vragen van klanten te beantwoorden om hen te helpen problemen op te lossen of om ze door te sturen naar beschikbare agenten. Het automatiseert uitgaande gesprekken door spraakberichten te leveren aan leads en potentiële klanten, en honderden of duizenden gelijktijdige gesprekken te voeren.

Wat zijn de kenmerken van automatische oproepsystemen?

Met deze systemen kunt u uw beller-ID, bedrijfsbegroeting en routeringsregels aanpassen, bulk-spraakberichten uitzenden, oproepen plannen, oproepen opnemen, realtime rapporten genereren, videoconferentiegesprekken voeren en meer.

Wat te vermijden bij het gebruik van automatische oproepsystemen?

Vermijd lange begroetingen, een ingewikkeld menu met te veel keuzes, ongeschikte opties, gedempte muziek en een onhandige gebruikersinterface, omdat ze de neiging hebben om klanten te irriteren.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische oproepsystemen?

Geautomatiseerde oproepsystemen besparen tijd en geld, verbeteren de efficiëntie en productiviteit van vertegenwoordigers en stimuleren de communicatie en samenwerking tussen teams. Ze verkorten de reactie- en oplossingstijden, verbeteren de klantentevredenheid en verhogen de conversieratio's en verkopen.

Hoeveel kosten automatische oproepsystemen?

De meeste automatische oproepsystemen zijn betaalbaar, maar bieden verschillende functies. Sommige kosten slechts €20/gebruiker/maand, maar bieden beperkte functionaliteiten, terwijl andere tien keer meer kosten, maar niet zo geavanceerd zijn als sommige oplossingen. LiveAgent biedt meer dan180 functies voor slechts €49/vertegenwoordiger/maand (geen aanmeldingskosten), en u betaalt naar gebruik.

Terug naar woordenlijst Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.