Een callcenter is een gecentraliseerd kantoor dat grote hoeveelheden inkomende en uitgaande telefoongesprekken afhandelt. Ze behandelen meestal verzoeken om klantenondersteuning voor grote organisaties en bedrijven.
Automatische oproepverdelingssystemen leiden bellers door naar de meest geschikte vertegenwoordigers. Dit kunnen vertegenwoordigers zijn waarmee ze eerder hebben gesproken of vertegenwoordigers die de langste pauze hebben gehad sinds hun laatste gesprek.
Automatische oproepverdeling is een onmisbare functie omdat het de efficiëntie van de vertegenwoordiger verbetert.
Door deze statistieken bij te houden, weten bedrijven wat ze moeten doen om de verkoop en klantentevredenheid te verbeteren. Analyses kunnen bijvoorbeeld aantonen dat vertegenwoordigers meer training nodig hebben, dat er meer personeel moet worden ingehuurd om aan de oproepvolumes te voldoen, enz.
Het probleem is niet opgelost omdat het 3 dagen nodig had om het te verwerken. De vertegenwoordiger die de klant hielp, beloofde op te volgen en de klant te bellen zodra de 3 dagen voorbij waren.
De verwerker ging echter op vakantie. De vertegenwoordiger die voor hem zorgt, moet de volledige context van het probleem kennen om de klant een volledig rapport te kunnen geven van wat er is gebeurd.
Om dat te doen, kan hij naar de eerste oproepopname luisteren om een volledig beeld van het probleem te krijgen. Door naar de opname te luisteren, kan hij begrijpen wat de klant heeft gezegd en wat is beloofd door de medewerker van de klantenservice.
Dit zorgt ervoor dat vertegenwoordigers klanten en hun vragen efficiënter kunnen beheren.
IVR is een essentiële functie omdat het de werklast van de vertegenwoordiger vermindert. In plaats van oproepen handmatig om te leiden naar de juiste afdelingen (wat frustratie bij de klant kan veroorzaken), kunnen bellers zichzelf bedienen.
Klanten hebben de neiging om callcentra te gebruiken wanneer ze een complex probleem moeten oplossen. Ze bellen liever dan dat ze emailen of chatten omdat het spreken met een medewerker van de klantenservice weinig ruimte laat voor fouten of misverstanden.
Bellen biedt ook snellere antwoorden dan wachten op een emailantwoord.
Grote bedrijven, organisaties en overheidsinstanties die dagelijks grote hoeveelheden oproepen ontvangen, vertrouwen op callcentra. Ze gebruiken meestal callcentra naast andere communicatiekanalen zoals live chat, email en sociale media.
Callcentra op kantoor zijn om een aantal redenen duur:
1. Huur. De ruimte moet groot genoeg zijn voor 50-100 callcentermedewerkers. Het vinden van een kantoorruimte met voldoende vierkante meters en voldoende parkeerplaatsen met een beperkt budget is een uitdaging.
2. Hulpprogramma’s. Naast huur moeten bedrijven elektriciteits-, gas-, internet- en waterrekeningen betalen. Dit is inclusief verwarming en airconditioning kosten die vrij snel oplopen.
3. Reiniging en onderhoud. Kantoorruimtes moeten dagelijks worden schoongemaakt, vooral als er dagelijks honderden werknemers aanwezig zijn.
4. Hardware. Vertegenwoordigers hebben computers, headsets, microfoons, vaste telefoons, toetsenborden enz. nodig.
Volgens een rapport van NICE is het gemiddelde jaarlijkse verzuimpercentage in callcentra 10%. Om de zaken in perspectief te plaatsen: als uw callcenter 100 vertegenwoordigers in dienst heeft, zullen er op elk moment 10 afwezig zijn.
Dit resulteert in langere oplostijden, langere wachtvragen en ontevreden klanten. Dit leidt ook tot hogere stressniveaus onder vertegenwoordigers en een grotere kans op een burn-out.
Bedrijven hebben doorgaans drie hoofdprioriteiten: de klantentevredenheid verbeteren, de kosten verlagen en de verkoop verhogen.
Deze prioriteiten zijn echter vaak in tegenspraak met elkaar. Callcentra zijn bijvoorbeeld een essentieel onderdeel van klantenservice. Ze geven klanten de mogelijkheid om met vertegenwoordigers van uw bedrijf te praten (wat handig is) en verhogen zo de klantentevredenheid.
Maar callcentra hebben hoge operationele kosten. Kosten besparen en de klantentevredenheid verbeteren zijn dus twee tegenstrijdige bedrijfsdoelen.
Callcentersoftware kan de transparantie in klantenservice verbeteren. Dankzij geavanceerde functies zoals gespreksopname, geïntegreerde software voor klantenrelatiebeheer en interne notities, kunnen vertegenwoordigers op één lijn zitten wanneer ze klanten helpen.
Terwijl de klant bijvoorbeeld in de wacht staat, kan de vertegenwoordiger de contactgegevens van de beller en eventuele eerdere interacties die hij met het bedrijf heeft gehad, bekijken. Door dit te doen, worden ze beter geïnformeerd over eerdere problemen die de klant heeft gemeld, en kunnen ze persoonlijkere en goed geïnformeerde service bieden.
Callcentersoftware maakt ook gebruik van slimme oproeproutering. In feite leidt slimme oproeproutering bellers door naar de agent die het meest geschikt is om hen te helpen. Stel dat een klant eerder heeft gebeld en met een medewerker heeft gesproken (laten we haar Jane noemen) over zijn probleem. Als ze opnieuw bellen, zou Jane het beste in staat zijn om hen te helpen, aangezien ze zou weten welke stappen zijn ondernomen om de vraag van de klant op te lossen.
Niet alle klanten zijn bereid te wachten op een emailreactie en niet alle klanten voelen zich op hun gemak bij het gebruik van geavanceerde technologieën zoals sociale media en live chat. Daarom is het belangrijk om al uw klanten te bedienen.
Door telefonische ‘ouderwetse’ ondersteuning te bieden, geeft u al uw klanten de kans om met u in contact te komen.
Geavanceerde callcentersoftware geeft u een overzicht van uw telefonische ondersteuning. Met analyse- en rapportagefuncties kunt u gebruiksstatistieken en -statistieken bekijken, zoals het aantal inkomende en uitgaande oproepen, het aantal afgebroken oproepen, de gemiddelde wachttijd, de gemiddelde gespreksduur en meer.
Door deze statistieken periodiek te herzien, kunt u verbeterpunten identificeren. Als u bijvoorbeeld merkt dat uw gemiddelde wachttijden toenemen, wordt het misschien de hoogste tijd om meer personeel aan te nemen.
Het bouwen van een virtueel callcenter met behulp van software is een goedkoper alternatief ten opzichte van een traditioneel callcenter. Waarom? Het elimineert alle onnodige kosten (huur, nutsvoorzieningen, schoonmaak, onderhoud en zelfs hardware.)
De enige kosten die aan virtuele callcentra zijn verbonden, zijn het maandelijkse abonnement op de software (ervan uitgaande dat de ingehuurde vertegenwoordigers al een computer hebben en een stabiele internetverbinding hebben).
Bovendien stelt callcentersoftware uw vertegenwoordigers in staat om klanten overal ter wereld te helpen (wat ook de arbeidskosten verlaagt). In wezen kunnen bedrijven vertegenwoordigers inhuren van overal waar het personeel goedkoper is.
Omdat virtuele callcentra bedrijven in staat stellen vertegenwoordigers van over de hele wereld in te huren, kunnen ze ook genieten van de verschillende talen die de vertegenwoordigers spreken. Als zodanig kan het bedrijf klantenondersteuning bieden in meerdere talen en over meerdere tijdzones.
Dit zorgt ervoor dat uw callcenter 24/7 365 operationeel is en geeft klanten de mogelijkheid om ondersteuning te krijgen in een andere taal dan Engels. Hierdoor verbetert de klantentevredenheid.
Het mooie van callcentersoftware is dat het de flexibiliteit bevordert. In wezen kunnen vertegenwoordigers oproepen overal beantwoorden, zelfs vanuit huis als dat nodig is.
Een vertegenwoordiger kan bijvoorbeeld om persoonlijke redenen thuis moeten blijven. Misschien laten ze hun badkamer renoveren. Als ze in een traditioneel callcenter zouden werken, zouden ze vrij moeten nemen van hun werk.
Met callcentersoftware kunnen ze echter oproepen beantwoorden en tegelijkertijd toezicht houden op de werknemers.
Daarnaast bieden de meeste callcentersoftware ook mobiele applicaties voor klantenservice onderweg. Als de klantenservicemedewerker een paar minuten van de computer moet stappen, kan hij nog steeds oproepen op zijn mobiele telefoon beantwoorden via de softwareapplicatie voor het mobiele callcenter.
Het gebruik van callcentersoftware kan u helpen uw klantenservice, tevredenheid en verkoop te verbeteren.
Met een terugbelfunctie kunnen klanten verzoeken om teruggebeld te worden naar hun telefoon als ze niet in de wacht willen wachten. Hoe werkt het? Het systeem registreert hun plaats in de wachtrij en vraagt de medewerker van het callcenter om hen te bellen zodra het hun beurt is.
Dus waarom zijn terugbelfuncties nuttig?
Great customer service doesn't mean that the customer is always right, it means that the customer is always honored.
Het bieden van een terugbeloptie voor uw klanten is de perfecte manier om te laten zien dat u hun tijd waardeert. Ze hoeven niet in de wacht te staan, naar herhaalde IVR-berichten te luisteren of muziek vast te houden. In plaats daarvan kunnen ze doorgaan met hun dag en gewoon wachten op een terugbelverzoek.
Volgens PRWeb vindt bijna 60% van de respondenten zelfs dat één minuut te lang is om in de wacht te staan. Dus door uw klanten een terugbeloptie te bieden, kunt u de wachtrijen kort houden.
Klantenservicemedewerkers staan onder veel stress, vooral als ze weten dat er iemand wacht om in realtime met hen te praten. Als vertegenwoordigers echter weten dat een klant een terugbelverzoek heeft aangevraagd en verder is gegaan met hun dag, neemt dit veel van de druk weg.
Door stress bij vertegenwoordigers te verminderen, verkleint u ook de kans op een burn-out, wat betekent dat uw vertegenwoordigers uw klanten na interactie een onberispelijke service-interactie kunnen bieden.
Interactieve spraakreactie, ook wel IVR genoemd, is een technologie waarmee mensen kunnen communiceren met een computergestuurd telefoonsysteem door simpelweg hun stem te gebruiken of op het toetsenbord van hun telefoon te drukken.
IVR-functies verbeteren de kwaliteit van de klantenservice om twee redenen:
Als een klant uw bedrijf belt en een medewerker neemt het gesprek aan zonder enige voorafgaande informatie te kennen, dan moet hij luisteren naar wat de klant te zeggen heeft en bepalen welke afdeling het meest geschikt is om hem te helpen.
Door een IVR-structuur in uw callcentersoftware te implementeren, worden uw klanten automatisch naar de juiste afdeling geleid door simpelweg naar de IVR-menuopties te luisteren en op de juiste knop op hun toetsenbord te drukken. Dit elimineert de frustratie van de klant en is ook tijdbesparend voor uw vertegenwoordigers.
Het hebben van een IVR helpt de kwaliteit van uw service te verbeteren, omdat het uw klantenondersteuningsmedewerkers de tijd geeft om informatie over de klant te bekijken voordat ze hen helpen.
Met behulp van klantenrelatiebeheer kunnen ze hun contactgegevens, eerdere aankopen en eventuele eerdere interacties met uw bedrijf opzoeken. Wanneer uw vertegenwoordigers klaar zijn met het bekijken van deze informatie, kunnen ze de oproep beantwoorden en op de hoogte zijn van openstaande vragen en oplossingen waaraan wordt gewerkt.
Dit verbetert de klantenservice en de tevredenheid, aangezien klanten zich meer gewaardeerd voelen wanneer de service die ze ontvangen persoonlijk en deskundig is.
Callcentersoftware is niet alleen bedoeld voor inkomende oproepen. In feite ondersteunt het ook uitgaande oproepen. Indien correct gebruikt, kan callcentersoftware dienen als hulpmiddel voor uitgaande verkoop.
Het kiezen van callcentersoftware kan een uitdaging zijn, vooral als u een nieuwe bedrijfseigenaar bent die net begint met het vormgeven van hun klantenservicestrategie. Als u echter de onderstaande stappen volgt, kunt u een callcentersoftware kiezen die past bij uw behoeften en uw budget.
De eerste stap is om uw wensen op te schrijven. Stel uzelf dergelijke vragen om te bepalen wat u echt nodig heeft.
De volgende stap is om een diepe duik te maken op internet.
Bekijk softwarevergelijkingen (gebruiksvriendelijkheid, prijs, functies, gebruiksgemak, enz.) op de
volgende beoordelingsportaals:
YouTube-video’s zijn een geweldige manier om te zien hoe elke software in realtime werkt. Bekijk tutorials die door elke softwareleverancier zijn gepost, evenals beoordelingen door onafhankelijke YouTubers. Dit geeft u een idee van hoe de gebruikersinterface eruitziet en of de software gemakkelijk te gebruiken is.
Anderen om hun mening vragen over callcentersoftware is ook een uitstekende manier om erachter te komen welke software het beste bij u past. Andere professionele marketeers, klantenservicemedewerkers en verkoopvertegenwoordigers hebben callcentersoftware geprobeerd en kunnen u helpen tools te elimineren die er goed uitzien, maar niet presteren als het gaat om functionaliteit.
Als de gratis proefperiode niet lang genoeg is om alle functies uit te proberen en een besluit te nemen over de software, vraag dan een gratis verlenging van de proefperiode aan. De meeste softwareleveranciers zullen uw proefperiode graag verlengen in de hoop u in een betalende klant te veranderen.
Als u tevreden bent met de reacties, de presentatie en de service, kunt u een abonnement op de software kopen. Als u niet tevreden bent, boek dan een demo bij een andere softwareleverancier totdat u er een vindt waarmee u tevreden bent.
Try LiveAgent Today
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated call center software for SMB.
Free TrialOntvang als eerste exclusieve aanbiedingen en het laatste nieuws over onze producten en diensten rechtstreeks in je mailbox.
Wij waarderen uw recente aanmelding voor LiveAgent.
Er wordt een bericht naar uw emailadres gestuurd met inloggegevens onmiddellijk nadat uw account is geïnstalleerd.
Als u wacht totdat de installatie voltooid is, kunt u vanaf hier rechtstreeks toegang krijgen tot uw account.
Nadat het proces voltooid is, sturen we de inloggegevens naar uw mailbox.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat u toestemming geeft om cookies te plaatsen zoals beschreven in ons privacy- en cookiebeleid .